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/ Mention d’information RGPD relative au recrutement

Last Updated: July 2023

                                                         

  1. Contexte

Le présent document a trait aux informations que nous détenons à votre sujet et qui peuvent permettre de vous identifier.

Les informations de cette nature sont considérées comme des "données à caractère personnel» en vertu du règlement général sur la protection des données (RGPD) (et autre législation relative à la protection des données). Lorsque nous déterminons les fins auxquelles vos données à caractère personnel sont recueillies et la manière dont elles sont ou vont être traitées, nous agissons en tant que «responsable du traitement».

La présente mention d’information RGPD vous informe du sort de toutes les données à caractère personnel que vous nous fournissez ou que nous pouvons recueillir auprès de vous.

Elle s’applique uniquement aux données à caractère personnel traitées par ou pour le compte du groupe Walden et de ses filiales du groupe de sociétés.

Changements apportés à la présente mention d’information

Nous attachons une grande importance à la protection de vos données et nous continuerons à passer la présente mention d’information en revue. Nous pourrons par conséquent modifier la présente mention d’information, de temps à autres, en mettant à jour cette page afin de refléter les modifications législatives ou de nos pratiques relatives à la protection des données personnelles. Nous mettrons à jour la date figurant en haut de la mention d’information. La version actualisée de la présente mention d’information sera mise à votre disposition. Nous pourrons également vous envoyer un exemplaire mis à jour (si nous y sommes tenus). Disponible sur notre site web, la POS relative au RGPD du groupe Walden peut être consultée pour de plus amples informations sur les données à caractère personnel que nous traitons.

Qui nous sommes, comment nous vous contactons et notre délégué à la protection des données

We are Walden Pharma Group Services Limited of 38 Mount Street Upper, Dublin 2, D02 PR89, Ireland and we are a data controller of your personal data that you provide to us in connection with your application for the role you have applied for. The Walden Group ultimate parent company, EHDH SaS a French company with an office at 31 rue de Fleurus 75006 Paris, also be a data controller of your personal data.

The term personal data means information that is about you or from which we can identify you which will include information that you have provided to us in support of your application for a role in Walden Group.  This privacy notice describes how we deal with your personal information.  We are the data controller of this information under relevant data protection laws because in the context of our business relationship with you we decide how and why it is processed in the ways explained in this notice.  If you have queries about this privacy notice or wish to exercise any of the rights mentioned in it, you can contact us at by emailing GM-Privacy@Walden-Group.com.

Lorsque nous utilisons les termes nous,, nos et notre dans la présente mention d’information, nous entendons Walden Pharma Group Services Limited, le groupe Walden ou toute autre entité du groupe Walden. Le groupe Walden fait référence à toute entité dans laquelle EHDH SaS détient, directement ou indirectement, au moins 50 % des parts. En date des présentes, les membres de notre groupe sont identifiés dans la liste ci-jointe.

  1. Quels types de données à caractère personnel vous concernant traitons-nous ?

Cela dépendra de la nature de la relation que nous entretenons avec vous. Les données à caractère personnel que nous traitons généralement au sujet de tous nos candidats incluent :

  • les coordonnées personnelles, comme le nom, le titre, l’adresse, l’adresse électronique personnelle, les numéros de téléphone, les informations relatives aux profils professionnels sur les réseaux sociaux (LinkedIn, par exemple), les adresses IP et la signature ;
  • les informations vous concernant que vous choisissez de nous fournir, y compris vos points de vue et opinions ;
  • la date de naissance ;
  • les informations relatives au statut fiscal ;
  • les informations relatives au salaire actuel, aux congés payés, à la retraite et aux prestations ;
  • la date de début et les dates de l’emploi précédent chez les anciens employeurs (le cas échéant) ;
  • le lieu de votre emploi ou lieu de travail actuel (le cas échéant) ;
  • les informations de recrutement (y compris les exemplaires des documents relatifs au droit de travailler, à l’éducation et aux diplômes, les références, les coordonnées de vos références (nous vous demanderons votre consentement avant de les contacter) et autres informations incluses dans un CV, une publication professionnelle sur les réseaux sociaux, une lettre de motivation ou dans le cadre de la candidature) ;
  • les documents relatifs à l’emploi (y compris les intitulés de poste, les antécédents professionnels, les horaires de travail, les dossiers de formation et les affiliations professionnelles) ;
  • les informations relatives au parent proche.
  1. Quelle est la source de vos données à caractère personnel ?

Nous recueillons généralement vos données à caractère personnel directement auprès de vous à partir de votre profil de candidat passif et de votre candidature directe à l’une de nos offres d’emploi. Au cas où nous recevrions vos données d’une agence pour l’emploi, nous leur demanderons de nous fournir votre consentement pour traiter les informations avant de traiter la candidature. Nous pourrons parfois recueillir des informations supplémentaires de tiers, y compris d’anciens employeurs, d’autorités fiscales et de la sécurité sociale, d’autorités gouvernementales, compétentes ou réglementaires, d’organismes de solvabilité ou autres organismes de contrôle des antécédents ou des informations du domaine public ou communiquées dans la presse ou les médias.

Nous recueillerons d’autres données à caractère personnel dans le cadre des activités professionnelles tout au long de la période où vous travaillerez pour notre société.

  1. Les fondements juridiques de notre traitement de vos données à caractère personnel (y compris lorsque nous les partageons avec autrui)

En vertu des lois sur la protection des données, nous devons expliquer les fondements juridiques qui justifient notre traitement de vos données à caractère personnel (y compris le partage avec d’autres organisations). Pour certains traitements, plusieurs fondements juridiques peuvent être pertinents (sauf lorsque nous devons obtenir un consentement). Nous utiliserons uniquement vos données à caractère personnel lorsque la loi nous y autorise. Nous utiliserons le plus couramment vos données à caractère personnel dans les circonstances suivantes :

  1. lors de l’exécution du contrat que nous avons signé avec vous ;
  2. lorsque nous devons remplir une obligation légale ;
  3. lorsque cela est nécessaire dans notre intérêt légitime (ou celui d’un tiers) et que vos intérêts et droits fondamentaux ne supplantent pas ces intérêts.

Nous pourrons également utiliser vos données à caractère personnel dans les situations suivantes, qui devraient être rares :

  1. lorsque nous devons protéger vos intérêts (ou ceux d’autrui) ;
  2. lorsque cela est nécessaire dans l’intérêt public.

Situations dans lesquelles nous utiliserons vos données à caractère personnel

Toutes les catégories d’informations mentionnées dans la liste ci-dessus sont nécessaires, en premier lieu, pour nous permettre d’exécuter notre contrat avec vous et de remplir nos obligations légales. Dans certains cas, nous pourrons utiliser vos données à caractère personnel dans notre propre intérêt légitime ou celui de tiers, à condition que vos intérêts et vos droits fondamentaux ne viennent pas supplanter ces intérêts. Les situations dans lesquelles nous traiterons vos données à caractère personnel sont répertoriées ci-dessous.

  • Prise d’une décision concernant votre embauche ou votre nomination.
  • Transfert de votre emploi d’un ancien employeur.
  • Élaboration des conditions de travail au sein de notre société.
  • Vérification de votre droit de travailler dans le pays où se trouve l’emploi (en Europe ou au Maroc).
  • Évaluation des retenues d’impôt et de sécurité sociale obligatoires applicables au rôle.
  • Discussion des prestations suivantes avec vous :
  • Plan santé/assurance maladie volontaire.
  • Congés payés.
  • Assurance-vie et couverture d’invalidité.
  • Aide aux études (le cas échéant).
  • Prime ou salaire au rendement.
  • Options d’achat d’action ou de parts.
  • Téléphone portable professionnel (le cas échéant).
  • Voiture de fonction (le cas échéant).
  • Tout autre avantage que la société peut parfois ajouter aux prestations.
  • Communication avec votre ou notre institution de retraite.
  • Décisions de vous allouer une prime en vertu des dispositions d’incitation pour les employés du groupe gérées par le groupe Walden.
  • Communication et fourniture de données à l’administrateur de toutes dispositions d’incitation pour les employés du groupe gérées par le groupe Walden.
  • Administration de l’offre de contrat pour les candidats retenus (le cas échéant).
  • Gestion et planification des affaires, y compris la comptabilité et les audits.
  • Décisions à propos des salaires et des indemnisations.
  • Évaluation des diplômes pour un rôle ou une tâche spécifique, y compris les décisions à propos des promotions.
  • Décisions à propos de votre emploi ou de votre engagement.
  • Besoins en termes d’éducation, de formation et de développement.
  • Gestion des contentieux juridiques vous impliquant personnellement ou impliquant d’autres employés, travailleurs et sous-traitants.
  • Confirmation de votre aptitude au travail.
  • Conformité aux obligations en matière de santé et de sécurité.
  • Prévention de la fraude.
  • Configuration de l’accès pour utiliser nos systèmes d’informations et de communication et contrôler votre utilisation de ces derniers afin de garantir la conformité à nos politiques informatiques, le cas échéant.
  • Sécurité du réseau et des informations, y compris la prévention de tout accès non autorisé à nos systèmes informatiques et de communications électroniques, ainsi que de toute distribution de logiciel malveillant, le cas échéant.
  • Contrôle de l’égalité des chances.

Certains des fondements susmentionnés pour le traitement se recouperont et plusieurs fondements pourraient justifier notre utilisation de vos données à caractère personnel.

Les « catégories spéciales » de données à caractère personnel particulièrement confidentielles nécessitent un niveau de protection plus élevé. Nous devons fournir une justification supplémentaire pour recueillir, trier et utiliser ce type de données à caractère personnel. Nous pourrons traiter les catégories spéciales de données à caractère personnel dans les circonstances suivantes :

  1. lorsque nous devons remplir nos obligations légales et conformément à la présente mention d’information ;

lorsque cela est nécessaire pour évaluer votre capacité de travail en fonction de votre état de santé, dans le respect des garanties relatives à la confidentialité.

Nous utiliserons vos données à caractère personnel particulièrement confidentielles des manières suivantes :

  • Nous utiliserons les informations relatives aux congés autorisés, qui peuvent inclure des congés maladie ou familiaux, afin de nous conformer aux lois du travail et autres législations.
  • Nous utiliserons les informations relatives à votre état de santé physique ou psychologique, ou à votre handicap, afin de garantir votre santé et votre sécurité sur le lieu de travail et d’évaluer votre aptitude au travail dans le but d’apporter les ajustements nécessaires sur le lieu de travail, de surveiller et de gérer les congés maladie et d’administrer les prestations.
  • Nous utiliserons les informations relatives à votre état de santé physique ou psychologique, ou à votre handicap, si vous quittez votre emploi en raison d’une incapacité totale et permanente et pourriez éventuellement conserver une partie ou toutes vos primes incitatives accordées par le groupe Walden.
  • Nous ne recueillerons les informations relatives à des condamnations pénales que si cela est approprié au vu de la nature du rôle et lorsque nous sommes légalement tenus de le faire. Nous utiliserons les informations relatives aux condamnations pénales et aux délits des manières suivantes :

pour faciliter les décisions relatives au recrutement, y compris toute limitation de votre capacité à remplir une fonction.

Nous sommes autorisés à utiliser vos données à caractère personnel de cette manière afin de remplir nos obligations de protection de nos employés, des biens de la société ou des informations confidentielles et de remplir nos obligations légales.

Comment et quand vous pouvez retirer votre consentement

Comme décrit ci-dessus, la plupart de notre traitement de vos données à caractère personnel ne se fait pas sur la base de votre consentement, mais plutôt sur d’autres fondements juridiques. Pour ce qui est du traitement basé sur votre consentement, vous avez le droit de retirer ce consentement pour tout traitement ultérieur à tout moment. Vous pouvez nous contacter en répondant à cet e-mail ou en envoyant un e-mail à l’adresse suivante : GM-Privacy@Walden-Group.com   afin que votre demande soit traitée.

Si vous avez été présenté(e) par une agence pour l’emploi, nous informerons cette dernière, ou tout autre intermédiaire vous ayant présenté(e) à nous, que vous avez retiré votre consentement uniquement s’il s’agit de notre sous-traitant (à savoir une organisation qui traitent les données à caractère personnel en notre nom) ou si nous sommes tenus de le faire lorsque vous exercez certains droits en vertus des lois de protection des données. Vous devrez les contacter directement pour retirer votre consentement en ce qui concerne leur traitement de vos données à caractère personnel en tant que responsable du traitement.

En cas de retrait de tout consentement relatif au traitement des données lié aux dispositions d’incitation pour les employés gérées par le groupe Walden, cela pourrait nuire à votre capacité de participer à ces dispositions.

  1. Transfert de vos données à caractère personnel en dehors de l’Irlande ou de l’EEE?

Nous sommes basés en Irlande, mais vos données à caractère personnel pourraient parfois être transférées en dehors de l’Irlande ou de l’Espace économique européen (EEE). Si vos données à caractère personnel sont traitées en Europe ou dans d’autres régions de l’EEE, elles sont protégées par les normes européennes de protection des données. Certains pays en dehors de l’EEE offrent également une protection adéquate pour les données à caractère personnel en vertu des lois qui s’appliquent à nous. Nous veillerons à ce que des mesures de protection adéquates soient en place avant de transférer vos données à caractère personnel dans des pays en dehors de l’EEE qui n’offrent pas une protection adéquate en vertu des lois qui s’appliquent à nous, sauf en cas de dérogation. Vos données à caractère personnel pourront être transférées dans des pays dans lesquels le groupe Walden a des opérations, y compris, mais sans s’y limiter, au Maroc.

Le groupe Walden a des clauses contractuelles inter-entreprises standard afin de couvrir les transferts internationaux d’informations au sein du groupe de sociétés.

Pour de plus amples informations sur les garanties adéquates, (le cas échéant) la manière d’en obtenir un exemplaire ou pour savoir où elles sont mises à disposition, n’hésitez pas à nous contacter aux coordonnées ci-dessus.

  1. Que faire en cas de changement de vos données à caractère personnel ?

Il est important que les données à caractère personnel que nous détenons à votre sujet soient exactes et actuelles. Vous devez nous informer dès que possible de tout changement de vos données à caractère personnel afin que nous puissions mettre nos dossiers à jour. Pour ce faire, contactez votre responsable des RH local, votre généraliste RH ou répondez à cet e-mail.

  1. Devez-vous nous fournir vos données à caractère personnel ?

Si vous négligez de nous fournir certaines informations lorsque nous vous les demandons, il se peut que nous ne puissions pas exécuter le contrat que nous avons signé avec vous (comme vous payer ou fournir une prestation) ni remplir nos obligations légales (comme garantir la santé et la sécurité de nos employés).

  1. Surveillons-nous le traitement de vos données à caractère personnel ?

Dans cette section, on entend par surveillance toute écoute, enregistrement, visualisation, interception, prise ou archive (le cas échéant) d’appels, d’e-mails, de SMS, de messages sur les réseaux sociaux, de réunions en personne et autres communications.

Nous pourrons effectuer une surveillance lorsque la loi nous y autorise et lorsque nous sommes légalement tenus de le faire. En particulier, lorsque nous sommes tenus par la loi en vigueur d’enregistrer certaines lignes téléphoniques ou réunions en personne (le cas échéant), nous le ferons.

Nous pourrons effectuer une telle surveillance en partie pour nous conformer aux réglementations et aux pratiques ou procédures d’autorégulation relatives à notre entreprise en vue de prévenir ou de détecter les délits et de protéger la sécurité de nos systèmes et procédures de communications, d’avoir une trace de ce dont nous avons discuté ensemble et des mesures dont nous avons convenu avec vous afin de vous protéger et à des fins de sécurité, de contrôle qualité et de formation de notre personnel.

Dans le cadre d’une partie de cette surveillance, nous pourrons vérifier si les communications contiennent des éléments indécents ou grossiers.

Les appels téléphoniques et/ou les réunions en personne entre nous ayant trait à votre candidature et à votre emploi au sein de notre entreprise pourront être enregistrés afin de veiller à avoir une trace de ce qui a été abordé. Nous pourrons également enregistrer ces types d’appels à des fins de contrôle qualité et de formation de notre personnel.

  1. Profilage et autres prises de décisions automatisées

Cette section est pertinente lorsque nous prenons des décisions vous concernant en utilisant uniquement la technologie et lorsqu’aucun de nos employés ou autre individu n’est impliqué dans le processus.

Nous pouvons réaliser cette activité en fonction de nos intérêts légitimes (mentionnés dans la section ci-dessus sur les fondements juridiques) uniquement lorsque le profilage et autres prises de décisions automatisées n’ont pas d’effet juridique ou autre effet important pour vous. Dans tous les autres cas, nous ne pouvons réaliser cette activité uniquement que lorsque cela est nécessaire pour conclure ou exécuter un contrat pertinent, est autorisé par les lois qui s’appliquent à nous ou est basé sur votre consentement explicite. Dans ces cas, vous avez le droit à une intervention humaine pour contester la décision. Pour ce qui est du profilage à des fins de marketing direct, vous pouvez avoir un autre droit d’opposition distinct.

  1. Durée de conservation de vos données à caractère personnel

Nous ne conserverons vos données à caractère personnel que pendant la durée nécessaire aux fins pour lesquelles nous les avons recueillies, y compris afin de répondre à toute obligation légale, comptable ou de reporting.

Afin de déterminer la période de conservation appropriée des données à caractère personnel, nous prenons en compte la quantité, la nature et le degré de confidentialité des données à caractère personnel, le risque potentiel de préjudice en cas d’utilisation non autorisée ou de divulgation de vos données à caractère personnel, les fins auxquelles nous traitons vos données à caractère personnel et si nous pouvons atteindre ses fins par d’autres moyens, ainsi que les obligations légales applicables.

Dans certains cas, nous pourrons anonymiser vos données à caractère personnel afin qu’elles ne puissent plus être associées avec vous, auquel cas nous pourrions utiliser ces informations sans vous avertir. Une fois que vous ne serez plus employé(e), travailleur(se) ou sous-traitant(e) de la société (et que vous n’aurez plus droit à une prime dans le cadre des dispositions d’incitation pour les employés), nous conserverons et détruirons de manière sécurisée vos données à caractère personnel conformément aux législations et réglementations en vigueur. Au cas où vous ne seriez pas retenu(e) pour le rôle, nous conserverons vos informations pendant la durée minimum nécessaire une fois la décision prise, à moins que vous ne consentiez à ce que nous conservions vos informations dans nos fichiers pour de futurs rôles au sein du groupe Walden ou souhaitiez retirer votre consentement ultérieurement.

Vos données à caractère personnel ne seront pas conservées plus longtemps que cela est nécessaire aux fins pour lesquelles elles ont été recueillies en vertu des politiques de conservation applicables ou conformément à la législation en vigueur. Nos pratiques de conservation des données reflètent les textes locaux relatifs aux délais de prescription, ainsi que les obligations légales nationales du groupe Walden. Cette période de conservation peut être prolongée si le groupe Walden est tenu de conserver vos données à caractère personnel dans le cas d’un litige, d’enquêtes et de poursuites ou si une période de conservation plus longue est requise par la loi en vigueur.

  1. Vos droits en vertu des lois sur la protection des données

Voici une liste des droits dont disposent tous les individus en vertu des lois sur la protection des données. Ils ne s’appliquent cependant pas dans tous les cas. Si vous souhaitez exercer l’un de ces droits, nous vous expliquerons à ce moment-là s’ils s’appliquent ou non. Le droit à la portabilité des données n’est pertinent que depuis mai 2018.

  • Le droit d’être informé(e) du traitement de vos données à caractère personnel
  • Le droit de demander la correction de vos données à caractère personnel en cas d’erreur et de compléter des données à caractère personnel incomplètes;
  • Le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel
  • Le droit de limiter le traitement de vos données à caractère personnel
  • Le droit de demander la suppression de vos données à caractère personnel (le « droit à l’oubli numérique » ));
  • Le droit de demander l’accès à vos données à caractère personnel et d’obtenir des informations sur la manière dont nous les traitons (voir ci-dessous pour de plus amples détails)
  • Le droit de de déplacer, copier ou transférer vos données à caractère personnel ((« portabilité des données »));
  • relatifs à la prise de décisions automatisées ayant un effet juridique ou tout autre effet important sur vous.

Vous avez le droit de porter réclamation auprès de la Commission irlandaise de protection des données qui fait appliquer les lois sur la protection des données : https://www.dataprotection.ie/docs/Contact-us/b/11.htm

Vous pouvez exercer ces droits gratuitement. Néanmoins, le groupe Walden pourra vous facturer des frais raisonnables ou refuser de donner suite à toute demande manifestement sans fondement ou excessive, notamment en raison de son caractère répétitif. Dans certains cas, le groupe Walden pourrait refuser d’agir ou pourrait imposer des restrictions à vos droits si, par exemple, votre demande est susceptible de nuire aux droits et aux libertés d’autrui, de compromettre l’exécution ou l’application de la loi, d’interférer avec un litige en cours ou futur ou d’enfreindre la loi en vigueur. En outre, avant de donner suite à l’exercice de vos droits, le groupe Walden prendra des mesures raisonnables pour vérifier votre identité. Dans tous les cas, vous avez le droit de déposer une plainte auprès d’une autorité de contrôle.

Anonymisation des données et utilisation d’informations agrégées

Vos données à caractère personnel peuvent être converties en données statistiques ou agrégées qui ne permettent pas de vous identifier. Elles peuvent être utilisées dans le cadre de recherches et pour produire des rapports statistiques. Ces données agrégées peuvent être partagées et utilisées de toutes les manières décrites dans la présente mention d’information RGPD.

  1. Mentions d’information RGPD d’autres organisations

Nous avons mentionné que nous pourrions partager vos données à caractère personnel avec les autorités gouvernementales, compétentes ou réglementaires, les organismes de solvabilité ou autres organismes de contrôle des antécédents. Ces tiers nous demandent de vous informer de la manière dont ils vont utiliser vos données à caractère personnel afin de fournir leurs services ou de remplir leurs fonctions en tant que responsable du traitement à proprement parler. Ces mentions d’information sont indépendantes des nôtres.

  1. Sécurité des données à caractère personnel

Nous avons mis en place des mesures de sécurité appropriées afin d’empêcher toute perte accidentelle, utilisation ou accès non autorisé(e), modification ou divulgation de vos données à caractère personnel.

Nous limitons en outre l’accès à vos données à caractère personnel aux employés, agents, sous-traitants et autres tiers qui ont besoin d’en connaître la teneur dans le cadre de leur travail. Ils ne traiteront vos données à caractère personnel que conformément à nos instructions et ont un devoir de confidentialité. Vous pouvez obtenir des informations détaillées sur ces mesures auprès de GM-Privacy@Walden-Group.com .

Les tiers ne traiteront vos données à caractère personnel que conformément à nos instructions et uniquement lorsqu’ils ont accepté de les traiter en toute confidentialité et de les conserver de manière sécurisée.

Nous avons des procédures en place pour gérer toute infraction présumée à la sécurité des données et nous vous notifierons, ainsi que tout organisme de réglementation applicable, de toute infraction présumée lorsque nous sommes légalement tenus de le faire.

  1. Demander l’accès à vos données à caractère personnel 

Vous devez, dans un premier temps, faire toute demande d’accès à GM-Privacy@Walden-Group.com.

Nous pourrons vous demander des informations spécifiques pour nous aider à confirmer votre identité et garantir votre droit d’accès aux informations (ou l’exercice de n’importe quel autre de vos droits). Il s’agit d’une autre mesure de sécurité appropriée visant à garantir que les données à caractère personnel ne soient pas divulguées à une personne non autorisée à les recevoir.

L’accès à vos données à caractère personnel (ou l’exercice de n’importe quel autre de vos droits) est gratuit. Nous pourrons cependant vous facturer des frais raisonnables si votre demande d’accès est clairement sans fondement ou excessive. Sinon, et uniquement dans des cas exceptionnels, nous pourrons refuser de donner suite à la demande dans ces circonstances.

ANNEXE I - Entités du groupe Walden

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